تستخدم خطوة الايداع بالخزنة عند اغلاق العهدة في نهاية اليوم، وذلك لتسجيل المبلغ النقدي الذي تم سحبه من درج النقود ووضعه داخل ظرف مخصص لتسليمه للمحاسب او المسؤول المالي.
متى استخدم الايداع بالخزنة؟
بعد مراجعة الفواتير وطرق الدفع والتأكد من مبلغ النقد الموجود في الصندوق، يقوم المستخدم بعد النقد الفعلي الموجود في درج النقود.
اذا كان هناك مبلغ سيتم سحبه من الدرج وتسليمه للمحاسب، يتم تسجيله في خطوة الايداع بالخزنة.
طريقة استخدام الايداع بالخزنة
عند الوصول الى خطوة الايداع بالخزنة اثناء اغلاق العهدة:
قم بعد كل النقد الموجود في درج النقود.
حدد المبلغ النقدي الذي سيتم سحبه من الدرج ووضعه داخل الظرف.
ادخل المبلغ في حقل المبلغ.
ادخل رقم الظرف او الملاحظة التي تميز الظرف في حقل رقم الظرف.
ضع المبلغ داخل الظرف وسلمه للمحاسب او المسؤول المالي حسب اجراءات المنشأة.
اضغط على التالي لاكمال خطوات اغلاق العهدة.
مثال
اذا كان النقد الموجود في الدرج هو 750 ريال، وقام المستخدم بايداع 250 ريال في الخزنة، فسيقوم النظام تلقائيا بحساب المبلغ المتبقي كرصيد افتتاح للعهدة التالية.
في هذه الحالة:
البيان | المبلغ |
النقد المعلن | 750 |
الايداع بالخزنة | 250 |
مبلغ افتتاح العهدة التالية | 500 |
هذا يعني ان مبلغ 500 ريال سيبقى في درج النقود ليكون مبلغ افتتاح العهدة القادمة.
كيف يظهر ذلك في تقرير نهاية اليوم؟
بعد اغلاق العهدة، يظهر في ملخص تسليم العهدة:
النقد المعلن: اجمالي النقد الذي تم تسجيله عند اغلاق العهدة.
الايداع بالخزنة: المبلغ الذي تم سحبه من الدرج ووضعه في الظرف.
مبلغ افتتاح العهدة التالية: المبلغ المتبقي في درج النقود بعد خصم الايداع بالخزنة.
يقوم نظام رتم بحساب مبلغ افتتاح العهدة التالية تلقائيا بناء على المعادلة التالية:
مبلغ افتتاح العهدة التالية = النقد المعلن - الايداع بالخزنة
ملاحظات مهمة
يجب ادخال المبلغ الذي تم وضعه فعليا داخل الظرف فقط.
رقم الظرف او الملاحظة يساعد المحاسب في مطابقة المبلغ المستلم مع التقرير.
اذا لم يتم ايداع اي مبلغ في الخزنة، يمكن ترك مبلغ الايداع بقيمة 0.
النظام لا يخصم الايداع من المبيعات، وانما يستخدمه لتوضيح حركة النقد بين درج الكاشير والخزنة.
مبلغ افتتاح العهدة التالية يتم حسابه تلقائيا، ولا يحتاج المستخدم الى ادخاله يدويا.
الهدف من الايداع بالخزنة
تساعد هذه الخطوة على تنظيم عملية تسليم النقد في نهاية اليوم، وتسهيل مطابقة المبالغ بين الكاشير والمحاسب، مع توضيح المبلغ المتبقي في درج النقود للعهدة القادمة.