انشاء وتعديل الحسابات المحاسبية

تحتاج الى انشاء حساب محاسبي جديد عندما ترغب في تتبع نوع معين من العمليات المالية بشكل مستقل داخل النظام.

من امثلة ذلك:

مثال:

اذا كان لديك اكثر من حساب بنكي، يمكن انشاء حساب مستقل لكل بنك تحت حساب “البنوك”، مثل:

وبذلك يمكن متابعة حركة ورصيد كل حساب بنكي بشكل منفصل.

لانشاء حساب جديد او تعديل حساب موجود، انتقل الى:

المحاسبة ← دليل الحسابات

من شاشة دليل الحسابات، يمكنك استعراض شجرة الحسابات، فتح تفاصيل اي حساب، او اضافة حساب جديد حسب صلاحيات المستخدم.

لانشاء حساب جديد:

بعد حفظ الحساب، سيظهر ضمن شجرة الحسابات في المكان المحدد حسب الحساب الاب ونوع الحساب.

عند انشاء او تعديل حساب محاسبي، تظهر مجموعة من الحقول التي تساعد في تعريف الحساب وربطه بشكل صحيح داخل شجرة الحسابات.

اسم الحساب الذي سيظهر باللغة العربية داخل النظام والتقارير.

يفضل ان يكون الاسم واضحا ومحددا، مثل:

اسم الحساب باللغة الانجليزية، ويستخدم عند عرض النظام او التقارير باللغة الانجليزية.

رقم الحساب المحاسبي داخل شجرة الحسابات.

يمكن ادخال رقم الحساب يدويا حسب تسلسل المنشأة، وفي حال تركه فارغا يمكن للنظام انشاء الرقم تلقائيا حسب التسلسل المتاح.

يفضل استخدام نظام ترقيم واضح يساعد في ترتيب الحسابات، مثل:

تحدد الطبيعة المحاسبية طريقة تعامل الحساب مع الحركات المالية، مثل كونه مدين او دائن حسب نوع الحساب واستخدامه.

عادة تكون الاصول والمصروفات ذات طبيعة مدينة، بينما الخصوم وحقوق الملكية والايرادات ذات طبيعة دائنة.

الحساب الاب يحدد مكان الحساب داخل شجرة الحسابات.

عند اختيار حساب اب، يتم انشاء الحساب الجديد كحساب فرعي تحته.

مثال:

اذا كنت ترغب في اضافة حساب “بنك الراجحي”، يمكن اختيار حساب “البنوك” كحساب اب.

وبذلك يظهر حساب “بنك الراجحي” ضمن الحسابات الفرعية للبنوك.

نوع الحساب يحدد تصنيف الحساب داخل النظام، مثل اصل، خصم، حقوق ملكية، ايراد، او مصروف.

اختيار نوع الحساب الصحيح يساعد في تنظيم التقارير المالية واظهار الحساب في المكان المناسب داخل شجرة الحسابات.

يمكن استخدام الوصف لتوضيح الغرض من الحساب او طريقة استخدامه.

مثال:

“يستخدم هذا الحساب لتسجيل مصاريف ايجار فرع الرياض.”

يحدد ما اذا كان الحساب متاحا للاستخدام في العمليات والقيود الجديدة.

عند تفعيل الحساب، يمكن استخدامه في القيود والعمليات المحاسبية.

وعند تعطيله، يبقى الحساب موجودا في شجرة الحسابات والتقارير السابقة، لكن لا يفضل استخدامه في عمليات جديدة.

يمكن تعديل بيانات الحساب المحاسبي عند الحاجة، مثل تعديل الاسم، الوصف، حالة التفعيل، او بعض البيانات الاخرى حسب صلاحيات المستخدم وحالة الحساب.

لتعديل حساب:

بعد الحفظ، يتم تحديث بيانات الحساب داخل النظام.

يمكن تعديل الحساب في حالات مثل:

يفضل عدم تعديل نوع الحساب او الحساب الاب بعد استخدام الحساب في قيود محاسبية، الا بعد مراجعة المحاسب او المسؤول المالي، لان ذلك قد يؤثر على قراءة التقارير او تنظيم الشجرة المحاسبية.

اذا لم تعد بحاجة لاستخدام حساب معين في العمليات الجديدة، يمكن تعطيله بدلا من حذفه.

تعطيل الحساب يساعد على منع استخدامه مستقبلا، مع الاحتفاظ بالحركات السابقة والتقارير المرتبطة به.

يستخدم التعطيل في الحالات التالية:

تعطيل الحساب يعني ابقاء الحساب موجودا في النظام مع ايقاف استخدامه في العمليات الجديدة.

اما الحذف، فقد يؤدي الى ازالة الحساب من النظام، لذلك لا يفضل حذف الحسابات التي عليها حركات او قيود سابقة.

في العادة، اذا كان الحساب مستخدما سابقا، يكون التعطيل هو الخيار الافضل للمحافظة على سلامة البيانات والتقارير.

قبل انشاء او تعديل الحسابات، يفضل مراعاة التالي:

اذا رغبت في اضافة حساب بنكي جديد، يمكنك انشاء حساب باسم “بنك الراجحي” واختيار حساب “البنوك” كحساب اب.

بعد ذلك يمكن استخدام الحساب في القيود او العمليات البنكية حسب اعدادات النظام.

اذا رغبت في تتبع مصروفات التسويق بشكل مستقل، يمكنك انشاء حساب باسم “مصروفات التسويق” تحت حساب المصروفات.

بذلك تظهر مصروفات التسويق بشكل مستقل في التقارير.

اذا كان لديك حساب قديم لم يعد مستخدما، يمكنك تعطيله حتى لا يتم استخدامه في القيود الجديدة، مع الاحتفاظ بحركاته السابقة في التقارير.

يمكن من خلال دليل الحسابات في رتم انشاء حسابات محاسبية جديدة، تعديل الحسابات الحالية، وتعطيل الحسابات غير المستخدمة.

تنظيم الحسابات بشكل صحيح يساعد على تحسين جودة القيود المحاسبية، دقة التقارير، وسهولة متابعة الحركات المالية داخل المنشأة.