دليل الحسابات هو الهيكل المحاسبي الذي يتم من خلاله تنظيم حسابات المنشأة داخل نظام رتم.
يساعد دليل الحسابات على تصنيف العمليات المالية وربطها بالحسابات المناسبة، مثل الاصول، الخصوم، حقوق الملكية، الايرادات، والمصروفات.

من خلال شجرة الحسابات يمكن للمنشأة بناء هيكل محاسبي واضح، اضافة حسابات جديدة، متابعة ارصدة الحسابات، واستعراض الحركات المرتبطة بكل حساب.

دليل الحسابات هو قائمة منظمة تحتوي على جميع الحسابات المحاسبية المستخدمة في المنشأة.

يتم ترتيب الحسابات على شكل شجرة، بحيث تحتوي على حسابات رئيسية وحسابات فرعية.
تساعد هذه الشجرة على تنظيم الحسابات بطريقة تسهل قراءة التقارير المالية ومتابعة حركة كل حساب.

مثال على الحسابات الرئيسية:

وتحت كل حساب رئيسي يمكن ان توجد حسابات فرعية، مثل:

تعرض شاشة شجرة الحسابات الحسابات بشكل مرتب حسب التصنيف المحاسبي.

يمكن من خلالها استعراض الحسابات الرئيسية والفرعية، ومعرفة الرصيد الحالي لكل حساب، بالاضافة الى امكانية اظهار او اخفاء الارصدة حسب الحاجة.

كما يمكن فتح اي حساب لعرض تفاصيله، مثل:

يعتمد دليل الحسابات على مجموعة حسابات رئيسية تساعد في تصنيف العمليات المالية داخل المنشأة.

تمثل ما تملكه الشركة من موارد وممتلكات ذات قيمة اقتصادية يمكن تحويلها الى نقد.

ومن امثلتها:

تمثل الالتزامات والديون التي على الشركة للغير.

ومن امثلتها:

تمثل حقوق الملاك او المساهمين في الشركة بعد خصم الالتزامات.

ومن امثلتها:

تمثل الدخل الذي تحققه الشركة من عملياتها المختلفة.

ومن امثلتها:

تمثل جميع المصاريف والتكاليف التشغيلية اللازمة لادارة النشاط.

ومن امثلتها:

يمكن اضافة حساب جديد من خلال شاشة شجرة الحسابات باستخدام زر “اضافة”.

عند اضافة الحساب، يتم تعبئة بيانات الحساب الاساسية حتى يتم تصنيفه وربطه بشكل صحيح داخل شجرة الحسابات.

تشمل بيانات الحساب:

اسم الحساب الذي سيظهر باللغة العربية داخل النظام والتقارير.

اسم الحساب باللغة الانجليزية، ويستخدم عند الحاجة لعرض البيانات بالانجليزية او في التقارير ثنائية اللغة.

رقم الحساب المحاسبي داخل شجرة الحسابات.
يمكن ادخال الرقم يدويا، وفي حال تركه فارغا يقوم النظام بانشاء رقم الحساب تلقائيا حسب التسلسل المتاح.

تحدد طبيعة الحساب من الناحية المحاسبية، مثل كونه مدين او دائن حسب نوع الحساب واستخدامه.

يحدد مكان الحساب داخل شجرة الحسابات.
عند اختيار حساب اب، يتم انشاء الحساب الجديد كحساب فرعي تحته.

مثال: يمكن اضافة حساب “بنك الراجحي” تحت حساب “البنوك”.

يحدد تصنيف الحساب داخل النظام، مثل اصل، خصم، ايراد، مصروف، او غيرها حسب الاعدادات المتاحة.

وصف مختصر يوضح استخدام الحساب والغرض منه.

يمكن تفعيل الحساب ليكون قابلا للاستخدام في العمليات، او تعطيله ليكون مخصصا للعرض فقط ولا يستخدم في القيود الجديدة.

للحصول على دليل حسابات منظم وواضح، يفضل اتباع الممارسات التالية:

مثال على الترقيم:

عند فتح حساب من شجرة الحسابات، تظهر صفحة تفاصيل الحساب.

تعرض الصفحة معلومات الحساب الاساسية مثل اسم الحساب، رقم الحساب، نوع الحساب، حالة الحساب، ووصفه.

كما تعرض الرصيد الحالي للحساب، وعدد الحركات المرتبطة به، وتاريخ انشاء الحساب او اخر تحديث.

وفي حال كان الحساب يحتوي على حسابات فرعية، يتم عرضها ضمن قسم الحسابات الفرعية، مما يساعد على تتبع الهيكل المحاسبي للحساب.

تعرض صفحة الحساب اخر الحركات او القيود المرتبطة بالحساب.

يساعد ذلك على مراجعة العمليات التي اثرت على رصيد الحساب، ومعرفة ما اذا كانت الحركة مدينة او دائنة، وحالة القيد، وتاريخ العملية.

هذه البيانات تساعد المحاسب على متابعة الحسابات بشكل سريع دون الحاجة للرجوع الى جميع القيود في كل مرة.

توفر شاشة شجرة الحسابات خيار اخفاء الارصدة.

يساعد هذا الخيار على استعراض الحسابات دون اظهار القيم المالية، خصوصا عند مشاركة الشاشة او مراجعة الهيكل المحاسبي دون الحاجة لعرض الارصدة.

ويمكن اعادة اظهار الارصدة عند الحاجة لمراجعة القيم الحالية لكل حساب.

يعتبر دليل الحسابات الاساس الذي تعتمد عليه العمليات المحاسبية داخل النظام.

فعند تسجيل القيود، المصروفات، المبيعات، المشتريات، المدفوعات، او المقبوضات، يتم ربط كل عملية بالحساب المناسب في دليل الحسابات.

هذا الربط يساعد على:

الحساب الرئيسي يستخدم لتجميع وتصنيف مجموعة من الحسابات تحته، وغالبا لا يستخدم مباشرة في القيود اذا كان الهدف منه التنظيم فقط.

اما الحساب الفرعي فهو الحساب الذي يتم استخدامه غالبا في تسجيل العمليات والقيود.

مثال:

الحساب الرئيسي: البنوك
الحسابات الفرعية: بنك الراجحي، بنك الاهلي، بنك الانماء

عند تسجيل عملية بنكية، يتم استخدام الحساب الفرعي المناسب بدلا من الحساب الرئيسي العام.

دليل الحسابات في رتم يساعد المنشأة على بناء شجرة حسابات منظمة، تحتوي على الحسابات الرئيسية والفرعية المستخدمة في العمليات المحاسبية.

من خلاله يمكن اضافة الحسابات، تحديد نوعها وطبيعتها المحاسبية، ربطها بالحساب الاب، متابعة ارصدتها، واستعراض اخر الحركات المرتبطة بها.

ويعد دليل الحسابات نقطة البداية الاساسية لتنظيم المحاسبة داخل النظام وربط العمليات التشغيلية بالتقارير المالية.